Müşteri hizmetleri temsilcileriyle etkileşimler sırasında duygular yükselme eğilimindedir ve gerginlikler yalnızca yaşadığımız stresli zamanlarda artmıştır. İster bir temsilci çağırıyor olun ister mağazadaki birine yaklaşmak Muhtemelen onların çözülmesine yardımcı olmasını istediğiniz bir sorununuz var ve hızlı bir çözüm olmadığında, aşırı tepki vermek ve istemediğiniz şeyleri söylemek kolay olabilir. Tehditlerde bulunma ve dört harfli sert sözler söyleme cazibesine kapılsanız da, bunu yapmak nihayetinde işleri daha da kötüleştirir. Sakin kalmana yardımcı olmak için ve ihtiyaç duyduğunuz yardımı alın, müşteri hizmetleri uzmanlarına göre müşteri hizmetleri temsilcileriyle etkileşim sırasında söylemekten veya yapmaktan kaçınmanız gereken 27 şeyi toparladık. Ve kaçınılması gereken daha fazla kelime öbeği için, Bir Perakende Kasiyere Asla Söylememeniz Gereken 25 Şey .
Shutterstock
Bir müşteri hizmetleri temsilcisi sizi hayal kırıklığına uğratan şirket için çalışsa da, bu kişiyi kuruluşuyla karıştırmaktan kaçının. Sonuçta, sizi rahatsız eden her şey doğrudan onların hatası değildir ve onları suçlamak uzun vadede size yardımcı olmayacaktır. Özellikle, Kolbaba verileri , kurucusu Bekçi Köpeği Haşere Kontrolü , şirketin (veya önceki bir temsilcinin) yaptığı hatalara atıfta bulunurken '' siz 'veya' sizin 'yi kullanmaya karşı uyarılar.'
'Doğrudan ele almadıkları bir konu için kişisel olarak hakarete uğruyorlarsa, daha az yardımcı hissetmek tamamen insancadır ve bu temsilciler de farklı değil' diyor. Sorunu birlikte çözebilmek için size yardım etmeye çalışan kişiyle ittifak kurmaya çalışmanız daha iyi olur.
kırlangıçlar ne demek
Shutterstock
Genellikle bir şeyler çalışmadığı veya canınızı sıktığı için müşteri hizmetlerini ararsınız. Bununla birlikte, bunu hattın diğer ucundaki kişiye selamladıktan sonra saniyeler içinde iletmek en akıllıca taktik olmayabilir.
Kolbaba, 'Müşteri hizmetlerini aradığınızda, bir ürün veya hizmet düzgün çalışmadığı ve telefonda önyükleme yapmak için uzun bir bekleme süresi olduğu için rahatsız olma ihtimaliniz var' diyor. “Nihayet birini bulduğunuzda, öfkeli görünmeniz tamamen anlaşılabilir bir durumdur, ancak öfkenizi onlara yöneltmediğinizden emin olun, çünkü bu muhtemelen onları savunmacı hissettirir ve çağrının tonunu 'düşman' olarak belirler. her iki taraf için. ' Ve size çok yakın olan insanlara söylememeniz gereken şeyler için keşfedin Ebeveynlerin Çocuklarına Asla Söylememesi Gereken 25 Şey .
Shutterstock
Bir sorunla bir süredir uğraşıyorsanız veya bunun özellikle sinir bozucu olduğunu fark ettiyseniz, sizi dinlemeye istekli birini bulduğunuzda bent kapılarını açmak cazip gelebilir. Ancak, bir çözüm bulmaya çalışmaktan ziyade sorununuz hakkında konuşmaya devam etmek, herkesin zaman kaybıdır ve muhtemelen temsilcinin sizi daha az ciddiye almasına neden olur.
'Temsilciye sorunun ne olduğunu anlatırken, not aldıklarını ve sorunun kökenine inebilmek için çok dikkatli olduklarını bilin' diyor Kolbaba. 'Ne kadar çok şey söylerseniz, işlemeleri gereken o kadar fazla bilgi vardır, böylece mümkün olan her şeyi basit ve kısa tutun.'
Shutterstock
O müşteri hizmetleri temsilcisi bir kum torbası olmayacak. Aradığınız şirket berbat olsa bile, bu, işleri çözmenize yardımcı olmaya çalışan temsilcilerden öfkenizi dışarı çıkarabileceğiniz anlamına gelmez.
'Her türlü istismardan (ör. Sözlü, duygusal vb.) Tamamen kaçınılmalıdır' vurgular Sarkis Hakopcanyan , pazarlama danışmanlığı strateji direktörü The Business Clinic, çalışan eğitim hizmetleri . “Bunlar, işlerini ellerinden geldiğince iyi yapmaya çalışan insanlar. Bazen bir müşteri, başka bir çalışanın yaptığı bir şeyden veya bir şirket politikasından dolayı üzülür ve ne yazık ki, sorunlarını çözmeye çalışan temsilciden çıkarır. '
İyilik sadece daha iyi yaklaşım ama aynı zamanda müşteri hizmetleri temsilcilerini motive etmede zorbalık yapabileceğinden çok daha etkilidir. Ve kafanızda kalması gereken daha fazla düşünce için şunlara bakın Hepimizin Düşündüğü Ama Asla Söylemememiz Gereken 21 Şey .
Shutterstock
Bu nihai koz gibi görünse de, işinizi çekmekle tehdit etmek nadiren o anda hissedildiği kadar etkilidir. Birincisi, bu çoğu zaman boş bir tehdittir - çünkü bir şirket ile çalışmak ne kadar sakıncalı olsa da, yeni bir satıcı bulmak genellikle daha da zahmetlidir. Bir diğeri için, temsilci sandığınız kadar umursamıyor. Hakopdjanian, 'Muhtemelen saatlik ücretle sadece işlerini yapan bir çalışandırlar' diyor.
Shutterstock
Hakopdjanian, 'Bazı şirketler müşteri hizmetleri departmanlarını başka ülkelere taşıyor' diyor. “Birçok şirket ayrıca aksanı olabilecek birinci nesil göçmenleri işe alıyor. Ne yazık ki, bazı müşteriler etnik kökenlerine göre diğer insanlara karşı ayrımcılık yapacak. Bir müşteri hizmetleri temsilcisi bir şirket tarafından işe alınmışsa, iyi derecede İngilizce konuşuyorsa ve şirketin ürünlerini iyi anladıysa, bir müşterinin sorununu çözmeye veya işlemlerini gerçekleştirmeye yardımcı olmak için mükemmel niteliklere sahiptirler. Irk ayrımcılığına gerek yok. '
Shutterstock
Bazen hattın diğer ucundaki kişi yaşadığınız sorunu hemen anlamaz. Ancak bu, sizi dinlemedikleri veya kendinizi daha heyecanlı bir tonda tekrar etmenin her şeyi çözeceği anlamına gelmez.
'Seni ilk kez anladık — güven bana, anladık' diyor Drew DuBoff , bir büyüme stratejisti ve dış kaynak kullanımı uzmanı olan müşteri hizmetlerini yönetir büyük mali danışman blog yazarları için. 'Sebepsiz yere sadece kızıyorsun. Bunun yerine yanıtı dinlemeyi deneyin ve açıklayıcı bir soru sorun. ' Ve bir şeylere yardımcı olmayan daha fazla davranış için bunlardan kurtulun Her Gün Yaptığınızı Fark Etmediğiniz 23 Kaba Şey .
Shutterstock
'Bu soruyu sormak genellikle gereksizdir çünkü müşteri hizmetleri temsilcileri kuralları kontrol etmez. Onlar sadece uyguluyorlar ”diyor DuBoff. 'Geri ödeme için uygun olmama konusundaki yanıtınız 'Programı artık karşılayamazsam para iadesi alamayacağım ne demek?' İse, muhtemelen geri ödeme politikasını önceden okumalı ve bilgili bir alıcı olmalısınız . '
Bu politikaları anlamaya çalışmak, temsilcinin içlerinde kıpır kıpır oda bulma konusunda yardım almanızı sağlayacaktır.
Shutterstock
Bazen doğru küfür kelimesi, özellikle tartışmalı veya sinir bozucu bir durumda tek cevap gibi gelir. Ancak DuBoff, 'küfür, küfür veya küfür kullanmak davanıza yardımcı olmaz' diye açıklıyor. 'Aslında, müşteri hizmetleri temsilcisine ağırlaştığınızı ve başa çıkmak için düşmanca davranacağınızı iletiyorlar.'
Temsilcilerin genellikle müşteriye soğuması için zaman vererek yanıt vereceğini, bu da yanıt vermek için birkaç saat (hatta birkaç gün) beklemek veya müşteriyi tamamen görmezden gelmek anlamına gelebilir ve onları başlamak için çok kızdıran aynı sorunu yaşatmak anlamına gelebilir. ile.
Hakopdjanian, 'Bu müşteri hizmetleri temsilcileri ellerinden gelenin en iyisini yapan insanlar' diye ekliyor. Onlara küfür etmek onları asla daha hızlı çalışmaya veya daha çok denemeye motive etmez. Aslında ters etki yapar. Bir kişiye bağırıldığında veya zorbalığa uğradığında, yardım etmek istemeye daha az motive olurlar ve hatta şirketin politikalarına sıkı sıkıya sarılmanın yollarını arayabilirler. '
Shutterstock
Bu klişe, genellikle hatalı olan müşteriler tarafından sık sık dile getiriliyor.
'Müşteriler her zaman haklı değildir' yazıyor Alexandra Sakellariou onun listesinde ' Müşteri Hizmetleri Çalışanlarının Doğru Olduğunu Bildiği Korkunç Şeyler . ' Müşteri çoğu kez yanılıyor veya kafası karışıyor. Bir ürünün fiyat etiketini yanlış okuyup okumasalar da iade politikanızın küçük bir baskısını anlamasalar da, bir müşteri ne zaman mutsuzsa, genellikle sonunda bir yanlış iletişim veya hata yapmak zorunda kalır. ' Doğrudan gelen kutunuza gönderilen daha yararlı içerik için, günlük bültenimize kaydolun .
Shutterstock
Bu satır diğer uçtaki kişiye 'Bana yardım edemeyeceksin' diyor. Ve bazen yönetici konuştuğunuz kişiden daha fazlasını yapabilirken, bunun aynı zamanda geri tepme potansiyeli olduğunu söyler.
'Bu, konuştuğunuz temsilciyi hemen tedirgin edecek' diyor Ollie Smith , Seri girişimci ve enerji karşılaştırma sitesi EnergySeek'in CEO'su. 'Yönetici gelirse, sizinle konuşmadan önce sizin hakkınızda olumsuz bir fikir geliştirecek ve sorununuzu çözmek için fazladan çaba göstermeye daha az meyilli olacak.'
Bunun yerine, gerekirse çağrıyı üst seviyeye taşımayı önermek için temsilcinin kendisini almanın bir yolunu bulun. Örneğin, 'Bunu düzeltmek için başka hangi seçeneklerimiz var?' Diye sorun. veya 'Bize yardım edebilecek başka kimse var mı?' Bir yüzleşmeden ziyade bir işbirliği olarak yaklaşın.
iStock
kız arkadaşın hakkında söylenecek güzel şeyler
Bir şirkete çevrimiçi saldırmakla tehdit etmek, bir müşteri hizmetleri temsilcisinin tam olarak istediğiniz şeyi yapmasını sağlamak için mükemmel bir korku taktiği gibi görünebilir. Ancak çoğu zaman, müşteri hizmetleri temsilciniz tehdidiniz hakkında gerçekten 'endişeli' değildir.
'Tüketiciler internetin ve sosyal medyanın gücüyle sarhoş ve basit bir müşteri hizmetleri anlaşmazlığı durumunda gücünü fazlasıyla abartıyorlar' diye yazıyor. müşteri hizmetleri eğitmeni Adam Toporek Müşterileri Yapan Müşteriler blogunda. Çevrimiçi tehditler bir düzine paradır. Çoğunlukla, bir çevrimiçi yorum çoğu zaman puan bile vermez. '
Shutterstock
Bir müşteri hizmetleri temsilcisiyle işler gerçekten kötü giderse veya yanlış bir ücret konusunda özellikle üzgünseniz ve bunu çözemezseniz, dava açmakla tehdit etmek bazen çekici bir seçenek gibi görünebilir veya en azından size bir fikir verebilir. değişiminiz sırasında güç. Ancak çoğu durumda, bunu yapmak harika bir fikir değildir.
'Yasal işlemle tehdit etmek istediğiniz etkiyi yaratmayacaktır' diyor Lidow yolunda bir avukat ve kurucusu tüketici talep hizmeti Radvocate. “Şirketlerin fiili yasal işlemleri yürütmek için hukuk departmanları vardır. Dava olasılığını artırmak, bireysel bir müşteri hizmetleri temsilcisinin 'Benim sorunum değil' demesi ve sohbeti bitirmesi için iyi bir bahanedir. '
Shutterstock
Bir müşteri hizmetleri temsilcisine fiziksel şiddete başvuracak kadar sinirlenmekten kaçının. Sadece tehdidinizi bildirmekle kalmazlar, aynı zamanda artık size yardım etmeye istekli olmayacaklarından da emin olabilirsiniz.
Toporek, 'Koşulların büyük çoğunluğunda, fiziksel bir tehdide asla müsamaha gösterilmemelidir' diye yazıyor. 'Fiziksel bir tehdit toplandığında, konuşma biter.'
Shutterstock
Kablo faturanızı aldığınızda ve orada bir ödeme gördüğünüzde üzülebilirsiniz, bunun bir hata olduğuna ikna olmuşsunuzdur. Ancak ücreti ödemeyeceğinizi söyleyerek müşteri hizmetleri aramanızı başlatmak muhtemelen bu maliyeti ortadan kaldırma çabalarınıza yardımcı olmayacaktır.
Lidow, 'Çoğu durumda, bireysel müşteri hizmetleri temsilcisi ödeme yaparsanız veya ödemezseniz hiçbir şey kazanmaz,' diyor. 'Bu şirketler agresif bir şekilde ödenmemiş faturaların peşinde koşuyorlar - faturanın yanlış olduğunu iddia etseniz bile sizi bir tahsilat acentesine göndermekten veya kredi raporunuza ulaşmaktan çekinmeyecekler.'
Shutterstock
Bazen kusurlu bir ürün veya kötü hizmet gibi görünen şey, sizin açınızdan sadece kafa karışıklığıdır, ancak bir hayal kırıklığına kapıldığınızda bunu anlamak zordur. Bir müşteri hizmetleri temsilcisini durumunuzu anlamamakla suçlamadan önce, onların ürünlerini ve hizmetlerini günlük olarak kullanan birçok insanla konuştuğunu ve bu nedenle sizin bilmediğiniz bir içgörüye sahip olabileceğini düşünün.
Örneğin, bir Reddit kullanıcısı, uzun süre yaşadıkları özellikle komik bir deneyim sundu. bir süpermarkette çalışmak . Bir müşteri, satın aldığı, misafirlerini tiksindiren ve hatta köpeği tarafından reddedilen korkunç karides için kızdı. Redditor, 'Yaklaşık beş dakika sonra geri geldi ve tezgahtaki biriyle konuştuğunu ve onu onun yerine koyduğu anlaşıldığını söyledi' diye yazdı. “Önceden pişirilmiş olduğunu düşündüğü taze, pişmemiş karides satın almıştı. Masanın üzerine koydu ve servis etti. Çiğ, pişmemiş karides. '
Shutterstock
Hayal kırıklığına uğradığınızda, konuştuğunuz müşteri hizmetleri çalışanının yaptığı işe hakaret ederek kendini küçük hissetmesini sağlamaya çalışmak cazip gelebilir. Chili's'te çalışan bir Reddit kullanıcısının, bir kızgın müşteriler hakkında ileti dizisi .
Bir müşteri restoranın siparişini alamadığına öfkelendiğinde, 'İşin ne kadar zor?' Gibi saldırgan sorular sormaya başladı. Nasıl batırırsın? ve 'Senin sorunun ne?' Chili'nin çalışanı, ondan ne sipariş ettiğini söylemesini istedi ve “ahi orkinos salatasına varır varmaz, ona, yan taraftaki Outback'ten sipariş verdiğini toplayabildiğim en dürüst yüzle söyledim. Hiçbir şey söylemedi, özür bile söylemedi ve arkasını döndü ve dışarı çıktı. Hala bugün buna güzelce gülüyorum. '
Shutterstock
Bir müşteri hizmetleri temsilcisi sizi beklemeye aldığında, onları duyamayabilirsiniz, ancak kesinlikle sizi duyabilirler. Bize inanmıyor musunuz? Sadece bu Reddit başlığındaki bazı yorumlara göz atın müşteri hizmetleri temsilcileri müşterileri hakkında onları rahatsız eden şeyleri ifade etmek. Bir kullanıcı, 'Seni 'beklemeye alırsam' ve müziği duymazsan, aslında sadece sessiz kalırım, 'dedi. 'Az önce benim hakkımda söylediğin TÜM pisliği duyabiliyorum.'
Shutterstock
Yazar kasaya gidip bir ürün satın alma konusunda fikrinizi değiştirseniz de, oradaki kişinin ilgilenmesi için birden fazla öğeyi geride bırakmak sizi mağazada hiç arkadaş yapmayacaktır.
Tek olarak Müşteri Hizmetleri Temsilcisi Reddit'te havalandırılan, 'Aslında bir müşterim geldi, bir eczanede mezarlıkta çalışıyorum ve arabasına bir şeyler yükleyerek bir saat geçiriyorum ... Kartını arabasına bıraktığını ve hemen döneceğini söyledi. ' Onu bir daha hiç görmedim.'
Bir diğeri daha da kötüsü olduğunu vurguladı eşyayı mağazada rastgele bir yere bırakmak çalışanların onu bulmasını istemek ve sonra uzağa koy. 'Bir şey almayacaksanız, kasiyere verin ve istemediğinizi söyleyin,' diye yazdılar. 'Şeker rafına saklamayın, özellikle kıyma gibi bir şeyse.'
Shutterstock
İnsanların yüksek sesle konuştuğu, canlı bir grubun çaldığı ve müşterilerin içki siparişleri verdiği yerel barınızdan müşteri hizmetlerini aramakta son derece rahat olabilirsiniz. Ancak bu, sorununuzu çözmek için özellikle elverişli değildir.
'Müşteri hizmetleri temsilcilerimizin en büyük korkusu, insanların arayıp son derece gürültülü bir ortamda bulunmalarıdır' diyor Sean için , araba satın alma sitesi SellMax'ın kurucu ortağıdır. binlerce gelen aramayla ilgilenir günlük. Örneğin, köpeğiniz arka planda sürekli havlıyorsa veya çok yüksek sesle ağlayan bir bebeğiniz varsa, müşteri hizmetleri temsilcisinin işini çok daha zor hale getiriyor. Birinin işini zorlaştırdığınızda, genellikle bir işi kadar iyi yapmazlar. ' Müşteri hizmetleri temsilcilerine yalnızca uygun ve sessiz bir ortamda olduğunuzda ulaşmaya çalışın.
Shutterstock
Sıranın diğer ucundaki kişinin nasıl olduğunuzu sorması, gününüzün her ayrıntısını duymak istedikleri anlamına gelmez. Bir temsilcinin işi dostça davranmaktır ve onların samimi karşılaması, aradığınız konuyla ilgisi olmayan kişisel ayrıntılarla zamanlarını doldurmanız için bir davet değildir.
Hakopdjanian, 'Müşteriler bazen ticari işlemleriyle tamamen ilgisi olmayan ayrıntılar hakkında başıboş dolaşmaya başlıyor' diyor. 'Ne yazık ki, birçok insan yalnızdır, bu nedenle bazen bir müşteri hizmetleri temsilcisiyle konuşmak, bir kişinin sahip olabileceği birkaç sosyal iletişim biçiminden biri olabilir.' Kibar olmak için kişisel hikayeleri kaydedin ve temsilcinin bir sonraki aramaya veya müşteriye zamanında geçmesine izin verin.
Shutterstock
Birkaç on yıl önce, bir müşteri hizmetleri temsilcisini 'tatlım' olarak aramak çekici bir şey olarak düşünülmüş olabilirdi - ama zamanlar değişti ve küçümseyici veya ürkütücü olarak görülme olasılığı daha yüksek (özellikle bir kadınla konuşan bir erkekse).
bir kızı azdırmak için ne söylenir
'Tatlım,' bebek 've' tatlım 'gibi evcil hayvan isimlerinden kaçınmanızı tavsiye ederim' diyor Emma Rodbro , başı müşteri başarı ekibi Seniorly.com'da. 'Cinsiyetten bağımsız olarak, bir ekip üyesine olması gerektiği kadar ciddiye alınmadığını hissettirdiğini fark ettim.'
Shutterstock
Yaptıkları iş veya sağladıkları yardım için bir temsilciye iltifat etmekten çekinmeyin. Sadece çizgiyi daha kişisel bölgelere geçmemeye dikkat edin, çünkü bu işleri daha garip ve rahatsız edici hale getirebilir. Özellikle, 'birisine sesinin kulağa hoş geldiğini söylemeyin' diyor Pour. 'Aslında telefonda flört ettikleri yerlerde bunun bir varyasyonunu görüyoruz ve bu biraz garip.'
Shutterstock
Benzer şekilde Hakopdjanian, bazen bir müşteri hizmetleri temsilcisinin samimiyetinin flört etmekle karıştırıldığını söylüyor. 'En azından durumu gereksiz yere rahatsız ediyor,' diye belirtiyor. 'En kötü ihtimalle, temsilcinin kendini güvende hissetmemesine veya tehlikede olmasına neden oluyor, özellikle de müşteri reddedilmeye iyi yanıt vermiyorsa.'
Shutterstock
Hizmet sektöründeki bireyler her saat tonlarca müşteriyle ilgilenir ve sadece birkaç dakika içinde, yaşadığınız sorunu öğrenmeleri ve atacakları sonraki adımları belirlemeleri gerekir. Bu, aynı anda iki veya üç veya daha fazla sorunu çözmeden yeterince karmaşıktır.
Kolbaba, 'Her konuyu parçalayın' diyor. 'Aradığınız birden fazla sorununuz veya nedeniniz varsa, bunları ayrı bilgi parçalarına ayırın, böylece temsilci notları daha doğru bir şekilde alabilir. Buna 'bana yardım etmene yardım edeyim' zihniyetiyle yaklaşırsanız, temsilcinin minnettarlığına sahip olacaksınız ve bu çok daha sorunsuz ve verimli bir süreç sağlayacaktır. '
Shutterstock
Bir müşteri hizmetleri temsilcisine bilgiyle aşırı yüklenmekten kaçınmak isterken, onlara tam resmi vermemek konusunda da dikkatli olmalısınız. Kolbaba, 'Çok az şey söylemek onları tahmin yürütmeye veya varsayım yapmaya bırakabilir' diyor. 'Deneyimli bir temsilci ne soracağını ve araştıracağını bilecek olsa da, bazıları varsayımlarda bulunabilir ve çözümü tamamen değiştirecek küçük bir ek bilgi dışında işe yarayabilecek çözümler sunabilir.'
Shutterstock / wavebreakmedia
Herhangi bir müşteri hizmetleri temsilcisine saygılı ve nezaketle davranmanız gerekse de, temsilcinin sunduğu ürün veya hizmet hakkındaki tercihlerinizi veya fikirlerinizi tam olarak ifade edemediğiniz ölçüde çok kibar olmaktan kaçınmak da önemlidir.
Rodbro, 'Sonunda, yardımımızı istemiyorsanız, açık sözlü olmak en iyisidir' diyor. 'Dürüst olursan üzülmeyiz. Çok kibar olmak ve her zaman sadece telefonu kapatmak istediğinizde doğru şeyi söylemeye çalışmak - bu en kötüsü. '