E-posta söz konusu olduğunda, bilinmesi gereken her şeyi bildiğinizi düşünebilirsiniz. Sonuçta, çoğumuz ortalama 121 e-posta gönderiyor ve alıyoruz günlük teknoloji pazarı araştırma firmasına göre Radicati Grubu . Ancak her günün önemli bir bölümünü gelen kutunuzda çalışarak geçirseniz bile, muhtemelen bir veya iki şey öğrenebilirsiniz. Aslında, düzenli olarak sizden ve kişi listenizdeki diğer birçok insandan kaçan bir ton e-posta görgü kuralları vardır. Elektronik olarak kibar olduğunuzdan emin olmak ister misiniz? İşte muhtemelen bilmediğiniz, ancak bilmeniz gereken 17 altın e-posta kuralı.
1 Daha fazla zamana ihtiyacınız olsa bile, e-posta aldığınız dakikada yanıtlayın.
Shutterstock
Kimse bir e-postayı gönderdikten haftalar sonra yanıt almaktan hoşlanmaz. Aslında, danışman firma tarafından yapılan bir 2018 anketi Toister Performans Çözümleri insanların yüzde 41'inin iş arkadaşlarından bir saatten kısa bir süre içinde e-posta yanıtı beklediğini ortaya çıkardı. (Muhasebe departmanınıza özür notları hazırlamaya hemen başlayın!)
Elbette, bazı e-posta yanıtları düşüncelerinizi çiğnemenizi ve ölçülü bir mesaj hazırlamanızı ister. Bu gibi durumlarda çözüm kolaydır: Gönderenin mesajını aldığınızı bilmesini sağlamak için dakikalar içinde yanıtlayın, ancak işleri halletmek için biraz daha zamana ihtiyacınız var. Bu şekilde, e-postalarını dikkate aldığınızı bilirler ve onları sadece görmezden gelmezler.
2 'Tümünü Yanıtla'yı dikkatli kullanın.
Shutterstock
'Yanıtla' ve 'Tümünü Yanıtla' seçenekleri arasında önemli bir fark vardır. Yine de birçok e-posta kullanıcısı maalesef bunun farkında değil. Onlardan biriyseniz, ikincisini seçtiğinizde, orijinal mesajda CC'ye eklenen her alıcının cevabınızı aldığını ve çoğu zaman herkesin gelen kutularını doldurmanıza gerek olmadığını bilin.
Bu gereksiz toplu mesajlar çok büyük bir beladır, onları tanımlamak için konuşma dilinde bir terim vardır: ' Allpocalypse Yanıtla . ' Öyleyse, bir dahaki sefere toplu bir e-postayı yanıtlarken, yanıtınızı gerçekten kimin okuması gerektiğini düşünün: tüm şirket mi yoksa yalnızca ilk gönderen mi?
3 Birinden yanıt almak istiyorsanız, onu CC yapmayın.
Shutterstock / Jacob Lund
Birine bir e-postada CC yaptığınızda (bu, onu 'karbon kopyalıyorsunuz' anlamına gelir), genellikle onları konuşmada döngü halinde tutmak istediğinizi, ancak onlardan bir yanıt beklemediğinizi belirtir. Ve eğitim uzmanı olarak Dannielle Walz uyarır, CC seçeneğinin kötüye kullanılması iletişim sorunlarına yol açabilir.
'Meslektaşlarınızı birçok e-postaya CC yaparak, e-postalarınızı önemli görmeyi bırakabilirler ve onları doğrudan bir' referans klasörüne 'veya' daha sonra oku klasörüne yerleştirebilirler 'diye yazdı. LinkedIn İleti. Bu, gelecekte önemli bilgilerin gözden kaçmasına neden olabilir.
Bu nedenle, birinden yanıt bekliyorsanız, e-posta adresini 'Kime' alanına yazın ve 'CC' işlevini idareli kullanın.
4 BCC'yi ne zaman ve ne zaman kullanmayacağınızı anlayın.
Shutterstock
BCC alanı daha da karmaşıktır ve en deneyimli e-posta kullanıcılarından bile sürekli olarak kaçar. Ama onu parçalayalım: BCC 'kör karbon kopyası' anlamına gelir, bu nedenle CC-ing'e benzer olsa da, BCC-ing o kişinin e-postasını diğer alıcılara göstermez, yani zincirdeki hiç kimse sizi göremez onları dahil etti.
Peki BCC'yi kullanmak ne zaman uygun olur? Hillel Dolu nın-nin Inc. dergisi, bunun kesinlikle toplu e-postalar için veya biri sizi e-posta yoluyla başka birisine tanıttığında olduğunu söylüyor.
Fuld, 'Diğer her durumda, birine ve BCC'ye başka birine e-posta gönderdiğinizde, sahtekâr oluyorsunuz - hoşunuza gitsin ya da gitmesin.' 'X Kişisine e-posta gönderiyorsunuz ve onlar haberi olmadan, Y Kişisinin konuşmanızı dinlemesine izin veriyorsunuz. X Kişisinin bu e-postayı başka birinin okuduğuna dair hiçbir fikri yoktur, gerçekte siz de onu başka birine gizlice göndermişsinizdir. '
5 Ünlem işaretlerini idareli kullanın.
Shutterstock
E-postalarınıza arada sırada ünlem işareti koymak kolaydır, ancak alışkanlık onun. Tarihsel olarak heyecanı belirtmek için kullanılsalar da, bir e-postada ünlem işaretleri kolayca sahtekarlık veya pasif saldırganlıkla karıştırılabilir.
Rüyada evinin yandığını görmek
'[Bir] e-postada gereksiz ünlem işaretinin kullanılması, metninizin temelindeki anlamı kolayca yok edebilir,' Anna Verasai açıklar İK Özeti . Yalnızca önemli olan bir şeyi vurgulamanız gerektiğinde kullanın. Okuyucunuzun mesajı okurken nasıl yorumlayabileceğini düşünün. '
6 Mizah kullanımınız konusunda dikkatli olun.
Shutterstock
Herkes bir iyi şaka arada bir, ancak yüz yüze karşılık gelmediğinde ton yanlış anlaşılabileceğinden, en iyisi şakaları e-postalarınızdan çıkarmaktır. 'Mizahı bir telefon görüşmesi için veya yüz yüze rezerve edin', iş yazımı profesörü, David Silverman , yazdı Harvard Business Review . Bu şekilde, hattın diğer ucunda veya konferans masasının uzak tarafında şaşkın bir sessizlik olduğunda, 'Kendimi ne kadar komik gördüğümü fark etmeyebilirsin sanırım ve buna göre, ben İnanıyorum ki şimdi duracağım. ''
Ama cidden: 2005'te yayınlanan çok önemli bir çalışma Kişilik ve Sosyal Psikoloji Dergisi gönderenler, alıcılarının tonlarını yüzde 80 oranında doğru bir şekilde deşifre edebileceklerini tahmin ederken, alıcıların aslında zamanın yalnızca yüzde 56'sını doğru bir şekilde okuyabildiklerini ortaya çıkardı.
7 Argoyu atlayın.
Shutterstock
Anlık mesajlaşmanın yükselişiyle birlikte, ingilizce dili daha yaygın olarak kullanılmaya başlandı - 'senin' için 'u' veya 'istemek' yerine 'istiyorum' gibi. Ancak, mizahın e-postalar söz konusu olduğunda çoğu zaman sadık kalmaması gibi, argo benzer bir no-go. Birine göre OnePoll ankette, insanların yüzde 37'si işyerinde argo kullanımının kabul edilemez olduğunu düşünürken, yüzde 55'i patronunuza e-posta göndermeye gelince 'lol'i atladığını söyledi.
8 Konu satırına dikkat edin.
Shutterstock
Konu satırları basit, ancak gerekli. Ve e-postaların çoğu okunduğu için mobil cihazlar E-posta teslimi şirketine göre yüzde 55 Dönüş yolu - onları çivilemek önemlidir. Kısa, özlü ve doğrudan konu satırları en iyisidir. E-postanızın amacı açıkça belirtilmeli ve bunu beş veya daha az kelimeyle sınırlamalısınız, çünkü mobil cihazlar bundan sonra herhangi bir kelimeyi keser.
9 Bir imza ekleyin.
Shutterstock
Hiç birinden e-posta aldınız ve 'Bu kim? itibaren ? ' Gönderenin adresi size kim olduklarına dair birkaç ipucu verebilir, ancak bazen yeterli değildir. E-postanızın sonundaki bir imza, alıcıya kim olduğunuzu, ne yaptığınızı ve sizinle nasıl daha fazla iletişim kurabileceklerini anında bildirebilir.
Entegre pazarlama ajansındaki millet Yaratıcı bir e-posta imza kutusuna sahip olmanın 'her e-posta gönderdiğinizde bir kişiye kartvizit vermek gibi' olduğunu söyleyin. Henüz bir imzanız yoksa, tam adınızı, pozisyonunuzu, telefon numaranızı, e-postanızı, web sitenizi ve bir işletme logonuzu içeren bir imza ekleyin.
10 KISS'i unutmayın (kısa ve basit tutun).
Shutterstock
KISS yöntemi, çoğumuza ilkokulda öğretilen bir şeydir, ancak bu, daha sonra yaşamın daha az gerekli olduğu anlamına gelmez. Bumerang Bir e-posta üretkenlik uygulaması olan, daha fazla e-posta yanıtı almanın temel yöntemlerini araştırdı. En büyük paket servisi olan restoran mı? Sekiz yaşında gibi yazmak en iyisidir.
Araştırmaları, üçüncü sınıf okuma düzeyinde yazılan e-postaların, üniversite okuma düzeyinde yazılanlara göre yüzde 36 daha fazla yanıtlandığını buldu.
11 Eklere dikkat edin.
Shutterstock
Ekler bazen e-posta işleminin gerekli bir parçasıdır, ancak vazgeçmeden eklemeden önce bunları nasıl kullanacağınızı tam olarak bilmeniz gerekir. Uzun e-posta zincirlerinde, bazen fark edilmeyebilir veya gözden kaçabilirler ve alıcılar elektronik virüslere karşı dikkatli oldukları için beklenmedik ekler de açılmama eğilimindedir.
En iyi çözüm, e-postanızın gövdesinde eklerinizi belirtmektir. Dilbilgisi ekleri alıcıya bildirmenin en iyi yolunun, e-postanızın sonuna '[öğe] ekledim' veya 'Daha fazla ayrıntı için lütfen ekteki [öğeye] bakın . '
12 Yazı tipinizi standartlaştırın.
Shutterstock
Yazı tipi stilleri ve renkleriyle oynamak eğlenceli olabilirken, profesyonel dünyada parlak pembe Comic Sans'a yer yoktur. Görünüşe göre, yazı tipi kullanımı dijital iletişim söz konusu olduğunda son derece önemlidir. Colin Wheildon , yazar Tür ve Düzen: İletişim Kuruyor Musunuz Yoksa Sadece Güzel Şekiller mi Oluşturuyorsunuz? 'Okurlarımızın dörtte üçünü sadece yanlış türü seçerek uçurmak mümkün' dedi. Amerikalı Yazarlar ve Sanatçılar .
Peki, e-postalar söz konusu olduğunda hangi yazı tiplerine bağlı kalmalısınız? MageMail Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS veya Arial'i önerir.
13 Her şeyi düzeltin.
Shutterstock
Bir e-posta yazarken, muhtemelen bir hata yapacaksınız, sadece insansınız. Bununla birlikte, iş e-postaları söz konusu olduğunda hatalar çoğu zaman geride kalmaz. İçinde Dilbilgisi anketi yaklaşık 2.000 katılımcının yüzde 67'si, değil e-postalarda yazım hataları yapabilirken, yalnızca yüzde 6 bunun kabul edilebilir bir hata olduğunu düşündü.
14 En son e-posta adresini girin.
Shutterstock
ilişkideyken facebookta flört etmek
Bir e-postayı hazır olmadan veya herhangi bir yazım hatası temizlenmeden göndermediğinizden emin olmanın en kolay yolu? Alıcının e-posta adresini girmeden önce her şeyin en iyi şekilde olmasını bekleyin. Bildiğiniz gibi yapmak e-posta hataları yanlış izlenim bırakmanın en kolay yollarından biridir.
'Sorun sadece profesyonellik değil,' Karen Kessler Evergreen Partners başkanı, Forbes . Söz konusu olan, çalışanın ve şirketin veya kuruluşun itibarıdır. Kötü e-posta kararlarının çalışan için olumsuz sonuçlara yol açtığını gördük - işten çıkarılma - ve ayrıca kuruluş için de dava. '
15 Ve alıcınızın adını üç kez kontrol edin.
Shutterstock
Kaçınmanız gereken büyük bir hata, alıcının adını yanlış yazmaktır, bu nedenle gönder düğmesine basmadan önce üç kez kontrol ettiğinizden emin olun. Birçok insan gösteriyi gör nın-nin yazım hatası tembel ve düşüncesiz bir isim, özellikle E-posta adresinde doğru yazım olduğunda. Yanlışlıkla bu hatayı yaparsan ne yapmalısın? Kathryn Shanley , My Red Pen Editing'in sahibi, diyor İnanılırlığınızı korumanın anahtarı acil bir özürdür.
16 Profesyonel işler için profesyonel bir e-posta adresi kullanın.
Shutterstock
Arkadaşlarınız veya ailenizle yazışırken kişisel bir e-posta adresi kullanmak uygun olsa da, onu profesyonel iş dünyasının dışında tutun. Bu özellikle bir tüketici-satıcı durum. Bir 2016 GoDaddy 1.000 Amerikalının katıldığı anket, yüzde 75'inin profesyonel bir e-postaya sahip olmanın çevrimiçi bir işletmeye güvenmede önemli bir faktör olduğuna inandığını ve yüzde 33'ün kişisel bir e-posta adresi kullanmaları halinde bir satıcının meşruiyetinden şüphe duyacağını ortaya koydu.
GoDaddy'nin baş ürün sorumlusu, 'İster gerçek hayatta ister çevrimiçi olsun, bir ilk izlenimi asla unutmazsınız' Steven Aldrich dedi Beyan . 'Bir müşteriyle ilk doğrudan etkileşiminiz genellikle e-posta üzerinden gerçekleşir ve bu nedenle bu bağlamda profesyonel görünmek son derece önemlidir.'
17 Her şeyin paylaşılabileceğini unutmayın.
Shutterstock
Yönlendirme, BCC-gönderme veya sadece birisinin yüzüne telefonunuzu yanıp sönme yoluyla olsun, bir e-postada yazdığınız her şeyin hedeflenen alıcı dışında biri tarafından görülebileceğini unutmamak önemlidir. Bu nedenle, tüm e-iletişiminiz profesyonel ve risksiz olmalıdır. Sonuçta, e-postalar bile olabilir mahkemede kabul edilebilir , bu yüzden size karşı kullanılabilecek hiçbir şeyi daha sonra asla göndermemeniz en iyisidir. Ve çalışma hayatınızı iyileştirmenin daha fazla yolu için şu adrese bakın: Daha Akıllı ve Daha Fazla Çalışmak İçin 25 Dahi Püf Noktası .
En iyi hayatınızı yaşamakla ilgili daha şaşırtıcı sırlar keşfetmek için, buraya tıklayın bizi Instagram'da takip etmek için!
