İle koronavirüs pandemisi dünya çapında ofisleri kapatan sayısız şirket ve birey, iş gününün nasıl göründüğünü yeniden hayal ediyor. Bununla birlikte, bu değişiklikler, ter için ofis kıyafeti takmanın çok ötesine uzanıyor - birçok insan için bu, aynı zamanda ani bir video konferans görüşmesi akıntısı anlamına geliyor.
Ama birçok insanla Zoom ve diğer video konferans platformlarını kullanma İlk defa bir toplantı için oturum açmak ve bu video konferanslardan en iyi şekilde yararlanmak iki farklı şey olabilir. Uzmanların yardımıyla, her video konferans görüşmesini aksamadan bitirmenize yardımcı olacak kesin yapılması ve yapılmaması gerekenleri toparladık.
Yapmak: Arkanızdaki alanı düzenli tutun.
Shutterstock / fizkes
İş arkadaşlarınızı önce temizlemeden ofisinize davet etmezseniz, onları ofisinize davet etmeyin. senin ev ofisin düzenli olmaktan daha az bir şey olduğunda.
'İş arkadaşlarınızın ev ofisinizi düzenli ve düzenli olarak görmesini istiyorsunuz,' diyor Kristen Southall Watts , yazar Yalnız İş Günü . Ek olarak alanınızı temizlemek Watts, kapıyı doğrudan görüş alanından kaçınmanızı ve 'ofisinizi yeniden düzenlemenizi, böylece içeri giren aile üyeleri toplantınızın bir parçası olmayacak' diyor.
Yapmayın: Bilgisayarınızı yüzünüzün altına yerleştirin.
Shutterstock
İster yüz yüze ister çevrimiçi olarak gerçekleştiriyor olun, toplantılar için iyi göz teması sağlamak çok önemlidir, bu nedenle kameranızı uygun şekilde yerleştirdiğinizden emin olun.
'Herkesin kendisine iyi görünen açıları vardır, ancak hiç kimsenin açısı yerden yukarı bakmaz' diyor Flynn Zaiger , Yaratıcı dijital pazarlama ajansı CEO'su Çevrimiçi İyimserlik . Bunun yerine, Zaiger, başkalarının sizi görmesini kolaylaştırmak için bilgisayarınızı göz seviyesinin biraz üzerinde olacak şekilde yükseltmenizi ve en iyi halini görmeye devam et .
Yapmak: Bildirimlerinizi kapatın.
Shutterstock / Alexey Boldin
Rüyada uçurumdan düşmek ne anlama gelir
Cihazlarınıza gelen bu bildirimler sadece sizi rahatsız etmiyor, aynı zamanda video görüşmenizdeki herkesin dikkatini de dağıtıyor.
Watts, 'Sosyal medya beslemelerinize her hızlı göz attığınızda,' Her haber başlığından veya yeni yüklenen videolardan anında haberdar olmanıza gerek yok, 'diyor Watts. üretken çok zaman kaybedersiniz. '
Yapmayın: Teknik karışıklıkları çözmek için son dakikaya kadar bekleyin.
Shutterstock / CLS Dijital Sanatlar
Toplantınızın sorunsuz çalışmasını istiyorsanız, görüşmeye başlamadan önce yazılımınızı (video ve ses ayarlarınız dahil) test ettiğinizden emin olun.
'Toplantıyı başlatmak ve ardından sesin kesik kesik olduğunu veya videonun karışık olduğunu fark etmek gecikmelere neden oluyor' diyor Reuben Yonatan , CEO'su GetVoIP , Müşterilerin sizi verimsiz olarak görmesine neden olursa, bunun işinize bile mal olabileceği konusunda uyarıyor. Her şeyin doğru sırada olduğundan emin olmak için Yonatan, önce size geri bildirimde bulunabilecek bir arkadaşınızla kuru bir çalışma yapmanızı önerir.
Yapmak: Çağrılar arasında biraz kesinti süresi oluşturun.
Shutterstock / Roman Samborskyi
Arka arkaya toplantılarınız olsa bile, aralarında sadece birkaç dakikalık kesinti süresinin olması, her birinde ne kadar etkili olduğunuz konusunda tüm farkı yaratabilir.
Watts, 'Aramalar ve konferanslardan sonra, takip e-postalarını veya metinleri atmak, toplantı sırasında aldığınız notları düzenlemek ve bir sonraki görev için zihinsel olarak vites değiştirmek için birkaç dakikaya ihtiyacınız olacak,' diyor Watts. Aramalar arasındaki hazırlık süresi, dikkat dağınıklığı riskinizi artırabilir.
Yapmayın: Çok hızlı konuş.
Shutterstock / fizkes
Her zamanki dakikada bir mil konuşmanızın, iş arkadaşlarınızın geçmeye çalıştığınız noktayı anlamasını zorlaştırmasına izin vermeyin.
'Dinleyen (ve izleyen) sizi anlamakta zorlansın diye çok hızlı konuşmayın' diyor Deborah Sweeney , CEO'su MyCorporation . Bir duraklama ile hızınızı ayarlamanız gerekiyorsa, Sweeney sizi hazırlıksız gösterebilecek 'um' veya 'uh' gibi dolgu kelimeleri kullanmak yerine kameraya gülümsemenizi önerir.
Yapmak: Başkalarının vücut diline dikkat edin.
Shutterstock / Odaklanma ve Bulanıklaştırma
Aynı anda çok fazla insanın konuşması, bir anda anlaşılmaz bir kakofoniye dönüşebilir. Örtüşen konuşmalardan kaçınmak istiyorsanız, toplantı katılımcılarının vücut dili konuşmanın ne zaman güvenli olduğuna dair ipuçları almak için.
'Dikkat edilmesi gereken olağan işaretler baş sallamak veya ağızların açılmaya başlamasıdır' diyor Julian Jost , CEO'su ve kurucu ortağı Boşluk tabanı .
Yapmayın: Gereksiz sekmeleri açık tutun.
Shutterstock / Arkadaşlar Hisse Senedi
Zihninizi elinizdeki göreve odaklamak ve olası utançtan kaçınmak istiyorsanız, toplantınız sırasında tüm gereksiz sekmeleri kapattığınızdan veya simge durumuna küçülttüğünüzden emin olun.
'Birisi' Ekranınızı paylaşıp bize gösterebilir misiniz? 'Diye sorduğunda hazırlıksız yakalanmak istemezsiniz' diyor Shayne Sherman , CEO'su TechLoris , bir seferde çok fazla sekmenin açık olmasının aramanızın kalitesini bile etkileyebileceğini belirten kişi.
Yapmak: Kulaklığınızı kullanın.
Shutterstock / fizkes
İş arkadaşlarınız sizi dinlemek isterler - oynayan çocuklarınızın sesini, köpeğinizin havlamasını veya dışarıdan geçen ambulansın sesini değil.
'Çoğu dizüstü bilgisayar mikrofonu gerçekten kötü ve her küçük gürültüyü alıyor,' diyor Julie Arı , Başkanı BeeSmart Sosyal Medya . 'Kulaklıklar ve kulaklıklar arka plandaki gürültüyü minimumda tutar ve söylediklerinizi anlar.'
Yapmayın: Okuma.
Shutterstock / Pressmaster
Toplantınızdaki katılımcıların meşgul olmasını istiyorsanız, bir konuşma yapmak yerine bir diyalog geliştirmeye çalışın.
Bee, 'Dikkat sürelerimiz bugünlerde daha da kısalıyor, bu nedenle bilgisayar başında oturup görüşmede olanlarla konuşmak yerine, insanları konuşmalara dahil edin' diyor ve bu alışkanlığın insanları aramada meşgul ve özenli tuttuğunu söylüyor. .
Yapmak: Sesi kapatma ve videoyu kapatma düğmelerini kullanın.
Shutterstock / Sarach Naetimaetee
Sizden özellikle istenmediyse, her toplantıda mikrofonunuzu veya kameranızı açık tutmanıza gerek yoktur.
'Konuşmuyorsan, kendini sessize al. Çok fazla hareket etmeniz veya ayağa kalkıp toplantıya ara vermeniz gerekiyorsa… o zaman videonuzu saklayın ve kendinizi sessize alın ”diyor Bee.
Yapmayın: Yalnızca WiFi'ye güvenin.
Shutterstock / Olivier Le Moal
en iyi vur tak şakası nedir
WiFi'nizin kesilmesi durumunda bir yedekleme planına sahip olmak, tek bir önemli ayrıntıyı kaçırmayacağınız anlamına gelir.
'Eski tip bir ethernet kablosunun sağlam ağ performansını hiçbir şey yenemez' diyor Jovan Milenkovic , kurucu ortağı CommandTech . Pek çok dizüstü bilgisayarda artık ethernet bağlantı noktası bulunmamakla birlikte Milenovic, CAT5 - USB adaptörlerinin ucuz olduğunu ve takılmayı mümkün kılmak için hazır olduğunu belirtiyor.
Yapmak: Otomatik kaydı ayarlayın.
Shutterstock / Olivier Le Moal
Toplantınız sırasında çılgınca not almaya çalışmak yerine, otomatik kaydı ayarlayın, böylece daha sonra olan her şeyin birebir günlüğünün keyfini çıkarabilirsiniz.
'Yakınlaştırma, aramaları otomatik olarak kaydetmenize olanak tanır ve bu, bir projeyle ilgili müşteri veya ekip geri bildirimlerini kaydetmek için paha biçilmez olabilir' diyor Dusti Arab ile iş stratejisti Yeniden Buluş Ortaklığı .
Yapmayın: İnternet özellikli diğer cihazları çalışır durumda bırakın.
Shutterstock / David Herraez Calzada
Toplantınıza başlamadan önce evinizdeki diğer internet özellikli cihazları kapatmak, bağlantınızdaki gecikmeleri sınırlamanıza ve video konferans görüşmelerinizin sorunsuz çalışmasını sağlamanıza yardımcı olabilir.
Oda arkadaşlarından ve aile üyelerinden mümkün olduğunca toplantınız süresince oyun oynamayı ve indirmeyi beklemeye almalarını isteyen Milenkovic, 'En iyi internet paketi bile evdeki internetinizin video konferans üzerinden uzun iş toplantılarını sürdürebileceğini garanti etmeyecek' diyor.
Yapmak: Sohbet işlevini kullanın.
Shutterstock / Rawpixel.com
Toplantının sonunda Soru-Cevap zamanı geldiğinde herkesin birbiriyle konuşmasını önlemek istiyorsanız kolay bir çözüm var.
'Önce bir sorunuz veya ifadeniz olduğunu belirtmek için onu bulanıklaştırmak yerine sohbet işlevini kullanın', öneriyor Matthew Ross , kurucu ortağı ve COO'su Slumber Yard .
Yapmayın: Terinizi giyin.
Shutterstock / fizkes
Sanal iş arkadaşlarınıza, onlara yüz yüze davrandığınız saygıyla davranın ve toplantınızın bir parçası olarak baktığınızdan emin olun.
'Çok parlak ve çok fazla desenli her şeyden kaçınmaya çalışın' öneriyor Kyle Turk , Pazarlama başkan yardımcısı Keynote Araması . Turk, iş arkadaşlarınızın sizi yalnızca omuzlarınızın yukarısında göreceğini düşünseniz bile, ayağa kalkmanız veya hareket etmeniz gerektiğinde işe uygun altlıklar giymenin her zaman iyi bir fikir olduğunu ekliyor.
Yapmak: Yedek bir planınız olsun.
Shutterstock / Monkey İşletme Görselleri
Toplantınız için geçerli tüm giriş bilgilerini elinizin altında bulundurun ve bağlantınız kesilirse hiçbir şeyi kaçırmayın.
'Planlandığı gibi çevrimiçi olarak bağlanmama ihtimaline karşı bir telefon numaranız veya yedekleme planınız olduğundan emin olun', öneriyor Paige Arnof-Fenn , küresel stratejik pazarlama firmasının kurucusu ve CEO'su Mavens ve Moğollar .
Yapmayın: Klavyenizi kullanın.
Shutterstock / Jacob Lund
Toplantınız sırasında not almak istiyorsanız, klavyenize dokunmak yerine elinizin altında bir not defteri bulundurun.
'İster not alıyor, ister e-postalara ya da ekip sohbetlerine yanıt veriyor olun, yazarken kullandığınız ses dikkat dağıtıcı oluyor' diyor Mark Strassman , UCC'nin Kıdemli Başkan Yardımcısı ve Genel Müdürü LogMeIn . El yazısı notları yeterli bir alternatif gibi görünmüyorsa, Strassman çoğu video konferans platformunda bulunan yerleşik transkripsiyon hizmetinin kullanılmasını önerir.
Yapmak: Kısayol tuşlarını etkinleştir.
Shutterstock / Temizle
Mikrofon erişim düğmenizi bulmak için uğraşmak yerine, toplantınızdan önce kısayol tuşlarını etkinleştirin, böylece gerektiğinde kolayca giriş yapabilirsiniz.
'Bas konuşmanın etkinleştirilmesi, bir grup arama ortamında beyaz gürültü, yankı ve arka plan gürültüsünün nedeni olmadığınızı garanti edecek' diyor Keenan Beavis , kurucusu Longhouse Media , bu işlevselliğin Zoom, Skype ve Discord gibi platformlarda mevcut olduğunu belirten kişi.
Yapmayın: Oturumu kapatmayı unutun.
Shutterstock / shurkin_son
Terinize geri dönmeden önce, çok önemli bir son adımı atmak isteyeceksiniz: görüşmeyi bitirme.
'Oturumu kapatmadan önce korumanızın düşmesine izin vermeyin; mikrofon / hoparlör hala canlı olabilir!' Dikkat Arnof-Fenn.
